EDV-Databasemanagement-Software

im Fundraising für alle

Daten Ihrer Administration

Die Abwicklung von Spendenmailings erfordert genaue Planung und detaillierte Abstimmung aller beteiligten Partner, vom Texter bis zum Lettershop. Als Serviceunternehmen produzieren wir Mailings: Text, Layout und Satz. Mit leistungsstarken Partnern übernehmen wir alle Leistungen bis hin zur Postauflieferung und entlasten Ihre Nonprofit-Organisation.

Spendenverwaltung, effektiv und kostengünstig.

Verwaltung von Mailings und anderer Aktionen um gezielt und Porto sparend eingesetzt zu werden. Modernes Databasemanagement ermöglicht den wirtschaftlichen Umgang und sinnvollen Gebrauch Ihrer Adressen. Effektive Handling Ihrer Daten, die Verfügbarkeit von Know How über Hardware, Netzwerk und Ihrer Fundraising Databasemanagement-Software im Fundraising. Dieses technische Know How bekommen Sie von uns.

Erfassung der vorhandenen Recourcen:

Ø         Welche Hardwarevoraussetzungen benötigen Sie für die neue Databasemanagement-Software im Fundraising?

Ø         Sind Ihre Hard- und Databasemanagement-Software im Fundraisingsysteme kompatibel?

Ø         Ist die Databasemanagement-Software im Fundraising kompatibel mit bereits installierter Databasemanagement-Software im Fundraising, die weiterhin benutzt werden soll (z. B. Textverarbeitung, E‑Mail, PC‑Fax)

Ø         Wollen Sie Teile des Datenhandlings durch einen Dienstleister (Outsourcing) erledigen lassen?

Ø         Ist die Databasemanagement-Software im Fundraising zeitgemäß (€-Umstellung, Online-Kompatibilität)

Ø         Ist der Kaufpreis angemessen?

Ø         Mit welchen monatlichen Kosten müssen Sie rechnen?

Ø         Welche Probleme und Kosten entstehen durch die Konvertierung Ihrer vorhandenen Daten in das neue System? 

Ihre Spenderadressen sind Ihr wichtigstes Kapital.

 Der wirtschaftliche und der spenderorientierte Umgang mit Ihren Adressen ist schon ab etwa 400 Spendern nur noch durch eine spezielle Databasemanagement-Software (DBMS) im Fundraising möglich. Unsere Databasemanagement-Software im Fundraising ist übersichtlich aufgebaut und bedienerfreundlich und hat zur Eingabeerleichterung und zur Vermeidung von Fehlern hinterlegte (und selbstdefinierende) Schlüsseltabellen und automatische Suchfunktionen. (zB. des Ortes nach Eingabe der PLZ uvm.)  

Die Ziele unseres Databasemanagements 

Databasemanagement hat das Ziel, durch die Unterstützung einer geeigneten Databasemanagement-Software im Fundraising Zeitaufwand und damit Personalkosten für den Umgang mit Spenderadressen zu reduzieren.  

Ø         Schnelle und korrekte Eingaben aller Dateien zu ermöglichen.

Ø         Schnelle und korrekte Antworten am Telefon geben zu können.

Ø         Porto beim Versenden von Mailings und Briefen sparen.

Ø         Gezielte Abfragen nach allen Kriterien zu ermöglichen.

Ø         Alle gewünschten Fundraising-Methoden und andere Aktionen die Databasemanagement-Software im Fundraising unterstützt, anwenden und nutzen zu können.

Unser erfolgreiches Databasemanagement bietet

 Kostengünstige Erfassung von Daten. Alle Daten können kostengünstig und mit wenig Personalaufwand erfasst werden. Dazu gehören beispielsweise:

Ø      Voreinstellungen und hinterlegte Schlüsseltabellen für die manuelle Erfassung von Daten.

Ø      Die Nutzung der DTAUS (Datenträgeraustauschverfahren der Banken) Funktionen zum automatischen Einlesen Ihrer Spenden.

Ø      Komfortable Importfunktionen für Adressen.

Ø      Die Nutzung von multifunktionalen Nummernkonten.

Ø      Erleichterung bei der manuellen Eingabe durch Voreinstellungen für Adressen und Einzahlungen. Hinterlegte Schlüsseltabellen für Anrede, Titel, Briefanrede, Beruf, etc. Automatische Suche des Ortes nach Eingabe der PLZ, automatische Zuordnung des Bundeslandes, Voreinstellungen für Anrede, PLZ und Ort bei der Adresseingabe sowie Spendenzweck bei der Belegeingabe.

Übersichtliche Bedienung. 

Die vier Grundbausteine unserer Databasemanagement-Software im Fundraising (Adressen, Belege, Mailingverwaltung und Abfragen) sind übersichtlich angeordnet und weitestgehend selbsterklärend sowie der Aufbau von Menüführung, Masken, Fenstern und Funktionen.

  Optimale Suchfunktionen erlauben nach unterschiedlichen Kriterien die Adresse des Spenders, Kontakthistorie, Spenderhistorie und Mailinghistorie möglichst schnell und übersichtlich zu finden.

SSuchfunktionen nach allen Kriterien durch Platzhaltersuche am Anfang, am Ende und in der Mitte von Suchbegriffen.

 Der schnelle Zugriff auf Ihre Spenderdaten. Für den Anwender vor Ort ist ein schneller Zugriff auf alle Spenden- und Spenderdaten möglich. Ihr Anwender kann alle Daten einzelner Förderer schnell finden, damit telefonische Anfragen korrekt und sofort beantworten.

Korrekte Adressen und Anreden. Für die Pflege der Adressen ist unsere Databasemanagement-Software im Fundraising optimal. So wird sichergestellt, daß alle Adressen und Anreden korrekt sind. Gerade bei der persönlichen Ansprache und bei den Titeln reagieren Spender oft sehr empfindlich, wenn die Daten nicht richtig sind. Dazu gehören beispielsweise:

Ø    Hinterlegte Schlüsseltabelle für die Anrede.

Ø    Hinterlegte Schlüsseltabelle für die Titel.

Ø    Hinterlegte Prüftabelle für Ort und Straße.

Ø    Hinterlegte Prüftabelle für PLZ und Ort.

Ø    Hinterlegte Schlüsseltabelle für die Briefanrede.

Bei unvollständige Adressen!  Von vielen Spendern haben Sie nur unvollständige Daten der Adresse und des Namens. Oft haben Sie neben der BLZ und der Kontonummer gar keine Angaben des Spenders. je nach dem welche Teile des Namens oder der Adresse nicht komplett sind, werden entsprechende Statistiken helfen, Listen zur manuellen Suche (Telefonauskunft, KlickTel, etc.) der nicht-kompletten Adressen zu erstellen. Bei Adressen, bei denen Sie die BLZ und die Kontonummer haben, sie aber nicht anschreiben können, können Sie mit einem entsprechenden Text im Bemerkungsfeld des Überweisungsträgers 0, 10 Pfennig zurück überweisen. Nach praktischen Erfahrungen melden sich aufgrund dieser Rücküberweisung etwa 20% bis 40% Ihrer Spender und teilen Ihnen ihre Adresse mit. Durch solche Aktionen können Sie den «normalen» Verlust Ihrer Spender erheblich reduzieren.

Spenderadressen, die Ihnen durch Umzüge verloren gehen, können wir helfen zB. mit dem Umzugspool der Deutschen Post AG. Dabei werden Adressen erst dann als «unbekannt verzogen» vermerkt, wenn mindestens zwei Briefe wegen unbekannt verzogen zurückgeschickt werden. Die Zeit der zuverlässigen Postbeamten, die die Briefe akkurat zustellten gehört der Vergangenheit an. 

Kontrolle über den Verlust an Spendern. Etwa 8% bis 12% der Spender-Adressen gehen den Organisationen jährlich durch «verstorben», «unbekannt verzogen», «kein Interesse mehr» oder anderen Gründen verloren. Unsere Databasemanagement-Software im Fundraising wird Ihnen daher eine automatisierte Abfrage bieten, die Anzahl und Gründe für verloren gegangene Spenderadressen für einen bestimmten Zeitraum auswertet. Die Anzahl der verloren gegangenen Spenderadressen geben Ihnen eine Orientierung darüber, wie viele neue Spenderadressen Sie im gleichen Zeitraum finden müssen, damit Sie wenigstens ihren Bestand an Spendern erhalten. 

Doublettenabgleiche. Durch unterschiedliche Schreibweisen der Namen oder Anschriften sowie dem Import von Mietadressen sind Doubletten nie auszuschließen. In manchen Fällen wollen Familienmitglieder mit gleichem Nachnamen und gleicher Adresse einzeln und persönlich angeschrieben werden. In vielen Fällen reagieren Spender sehr empfindlich darauf, wenn sie von einer Organisation einen Spendenaufruf doppelt erhalten. Selbst wenn das Eliminieren der Doubletten für Sie mehr Geld und Aufwand kostet als das verschenkte Porto, werden Ihre Spender dafür wenig Verständnis zeigen. Unsere Databasemanagement-Software im Fundraising bietet daher die Möglichkeiten für folgende Doublettenabgleiche bieten:

 Ø      Doublettenabgleiche nach Nachname, Straße und Ort.

Ø      Doublettenabgleiche nach BLZ und Kontonummern.

Ø      Phonetische Doublettenabgleiche. Bei vielen phonetischen Doubletten abgleichen sind die Ergebnisse recht ungenau.

 Begrüßung Ihrer Erstspender. Damit Sie Ihre Erstspender begrüßen können, wird Ihre Databasemanagement-Software im Fundraising regelmäßig Listen über Ihre Erstspender erstellen.

Pflege Ihrer Großspender. Ein wichtiger Teil des Databasemanagement ist die besondere Pflege ihrer Großspender. Nach dem Pareto Prinzip (Wilfredo Pareto, italienischer Wirtschaftswissenschaftler aus dem letzten Jahrhundert) sind es etwa nur 20% Ihrer aktiven Spender, die etwa 80% Ihrer Gesamteinnahmen ausmachen. Durch die Pareto Analyse, die in Ihrer Databasemanagement-Software im Fundraising enthalten sein sollte, können Sie die Gruppe Ihrer Großspender differenziert eingrenzen. 

Das maschinelle Einlesen der Spenden! Unsere Databasemanagement-Software im Fundraising bietet die Möglichkeit durch das Datenträgeraustauschverfahren der Banken (DTAUS‑Systeme) die Spenden automatisch und kostengünstig ein zu lesen unter Berücksichtigung. 

Ø           Von BLZ und Kontonummer. Bei nicht 100% Übereinstimmung der Daten in Ihrer Datenbank und den Angaben der Bank, wird eine manuelle Prüfung möglich.

Ø           Besondere Vermerke der Spender werden festgehalten.

Ø           Besondere Warnhinweise, wenn die Automatik eine Einzahlung auf eine gelöschte Adresse buchen möchte.

Ø           Jeder Einzahlung wird mindestens einem Spendenzweck zugeordnet werden, damit entsprechende statistische Auswertungen möglich sind.

Ø           Die Spender werden kategorisiert nach ihrem Spendenverhalten. Bei neuen Adressen kann die Einteilung und Kategorisierung Ihrer Adressen für den Einsatz von Mailings kurzfristig wichtig sein. Längerfristig sind nur die differenzierten Kategorien bei den Einzahlungen wichtig. Aus den differenzierten Zwecken und Zeiten der Einzahlungen analysieren Sie das Spendenverhalten. Das heisst, dass Sie kurzfristige Kategorien, die Sie einer Adresse zugeordnet haben, mittelfristig löschen oder nicht mehr nutzen sollten.

Ø           Unsere Databasemanagement-Software im Fundraising bietet daher vor allem für den Zweck von Spenden sehr differenzierte Kategorien. Mailingcodes und Mailinggruppen jeder Adressgruppe, die Sie für ein Mailing zusammenstellen, wird ein Mailingcode zugeordnet werden können. Damit Sie später aussagefähige und vergleichbare Ergebnisse haben, wird ein Spendenaufruf immer aus mehreren Adressgruppen und Untergruppen bestehen. Je differenzierter Sie die Definition für eine Adressgruppe festlegen, desto genauer zeigt Ihnen später das Mailing Return, welche Wirkung Ihr Mailing bei einer definierten Adressgruppe hatte.

Ø           Unsere Databasemanagement-Software im Fundraising ist in der Lage, die Mailingergebnisse (Mailing Return) nach einzelnen Mailingcodes, nach den Mailinggruppen und insgesamt auswerten zu können.

Personalisierte Spendenaufrufe. Ihre Spendenaufrufe werden Ihre Spender in jedem Fall sehr persönlich ansprechen. Dazu gehört auch der Ausdruck des persönlichen Namens auf dem Zahlschein und im laufenden Text Ihres Spendenaufrufs. Die Databasemanagement-Software im Fundraising wird für die personalisierte Anrede alle notwendigen Optionen bieten.

Suchfunktionen und Adresspoole. Die Databasemanagement-Software im Fundraising wird Ihnen ‑ mit Ausnahme von nicht definierten Texteinträgen ‑ die Möglichkeit geben, alle Daten abzufragen. Die Suchfunktonen ermöglicht «and», «or» sowie «X‑or» Abfragen. Abfrageergebnisse werden in unterschiedlichen Adresspools abspeichert. Abfragen werden aus den Suchergebnissen einzelner Adresspools möglich. Suchergebnisse unterschiedlicher Adresspools werden von einander abgezogen und miteinander addiert.

Reduzieren Sie Ihre Portokosten. Erhebliche Portokosten können Sie dadurch einsparen, dass bei Mailings möglichst nur die Adressen angeschrieben werden, von denen mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit vermutet werden kann, dass sie spenden. So gibt es beispielsweise Spender, die nur in der Vorweihnachtszeit, die nur für bestimmte Länder, Personengruppen oder nur bei größeren Krisen spenden. Wenn sich Ihr Spendenaufruf nicht auf Themen bezieht oder in Zeiten liegt, in denen bestimmte Spender grundsätzlich nicht spenden, können Sie Ihre Ausgaben für Porto und Druckkosten erheblich reduzieren. Eine genaue Analyse des Spendenverhaltens erhalten Sie durch die Databasemanagement-Software im Fundraising. Zum günstigen Versand der Mailings per Infopost oder Infobrief gehört natürlich auch, dass die Spendenaufrufe mit gleichen Inhalten nach der PLZ sortiert werden. Die Konditionen für Infopost und Infobrief erhalten Sie bei Ihrem Post-Kundenberater, Ihrer Postfiliale oder durch uns!

Return of Invest. Legen Sie für Ihre Organisation fest, wieviel Geld Sie für eine Adresse ausgeben wollen, bis aus einer Adresse ein Spender wird. In der Praxis liegen diese Ausgaben bei zwischen 15 und 65 €. Unabhängig davon, wo Sie diese Grenze festlegen, wird unsere Databasemanagement-Software im Fundraising die Möglichkeit bieten, zu entscheiden, welche Adressen Sie aus Gründen der Porto‑ und Druckkosten noch einmal anschreiben oder nicht mehr anschreiben wollen.

Statistische Auswertungen. Damit Sie einen guten Überblick über Art, Umfang und Qualität ausgewählter Spendergruppen haben und Sie das Spendenverhalten Ihrer Spender analysieren können, wird unsere Databasemanagement-Software im Fundraising differenzierte statistische Auswertungsmöglichkeiten bieten. Neben den vielen notwendigen Statistiken, die hier nicht alle aufgelistet werden können, wird die Databasemanagement-Software im Fundraising je nach Bedarf vor Ort die folgenden Statistiken enthalten, die für die Fundraisingarbeit besonders wichtig sein können ,

Ø           Differenzierte Mailing-Return Statistiken nach Mailingcodes und zusammenstellbaren Mailinggruppen.

Ø           Statistiken nach Anzahl und Gründen gelöschter (oder zur Löschung vorgesehener) Adressen.

Ø           Analysen nach Einzahlungsart und Datum der letzten Spende.

Ø           Recency‑Frequence‑Monetary‑Value Analysen (RFM).

Ø           Pareto Analysen nach Kriterien.

Ø           Statistiken über „Return of Invest“.

Ø           Analysen nach Einzahlungsarten und Spendensummen.

Ø           Erst- und Großspender Analysen.

Bei Statistiken, die (im Koordinatensystern beispielsweise nach Jahren und Spendensummen) im Ergebnis bestimmte Anzahlen an Spendern zeigen, wird es durch anklicken der aus gewählten Spenderanzahl möglich sein, entsprechende Adresslisten für der, mailingfähigen Export sofort zu erstellen.

Standardisierte Texte bieten Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Anschreiben (Dankesschreiben, Begrüßungsschreiben, Einzel‑Spendenbescheinigung, Jahres-Spendenbescheinigung, Einzel‑Spendenbescheinigung Kopie, Jahres-Spendenbescheinigung Kopie, etc.) zu erstellen, die Sie für unterschiedliche Zwecke und ausgewählte Adressgruppen nutzen können.

Spendenbescheinigungen. Die Databasemanagement-Software im Fundraising enthält für das Erstellen der Spendenbescheinigungen drei Optionen: «Spendenbescheinigung jährlich» (Grundeinstellung), «Spendenbescheinigung sofort» und «keine Spendenbescheinigung» (zum Beispiel für Rentnern). Sie wird vor allen Spendenbescheinigungen Originale und als solche gekennzeichnete Kopien erstellen. Nach dem neuen Spendenrecht ab 1. Januar 2000 müssen Sie für die unterschiedlichen Formen der Zuwendungen fest vorgeschriebene Formulare benutzen und der Zuwendungsbetrag muss in Zahl und in Wort geschrieben werden. Für Ihre Übersicht und für Nachfragen des Finanzamtes werden automatische Protokolle über alle erstellter Spendenbescheinigungen gedruckt.

Mailing-, Spender- und Kontakthistorie. Die Databasemanagement-Software im Fundraising wird bei jedem Export von Adressen für Spendenaufrufe und andere Anschreiben automatisch eine Mailinghistorie erstellen, aus der für jeden einzelnen Spender ersichtlich ist, wann er welches Mailing erhalten hat und auf welches Mailing er mit welchem Spendenbetrag reagiert hat.

Einzahlungen eines Spenders werden übersichtlich in einer Spenderhistorie dargestellt. Aus der Spenderhistorie werden alle Einzelspenden mit Spendenzweck, Gesamtspenden und jährliche Durchschnittsspenden hervorgehen. Aus dieser Historie wird auch ersichtlich, für weiche Spende der Spender bereits eine Spendenbescheinigung erhalten hat. 

In der Kontakthistorie werden alle Kontakte (Briefe, Telefongespräche, etc.) zu jedem einzelnen Spender kurz festgehalten. Die Kontakthistorie hat auch eine Terminkalenderfunktion und eine automatische Wiedervorlage für offener Termine.

Ihre vereinsspezifischen Wünsche und Besonderheiten werden berücksichtigt. Ihre besonderen Wünsche könnten sich beispielsweise auf die Anforderungen an eine Mitgliederverwaltung, Bußgeldverwaltung, Verwaltung für das Projektmanagement, Finanzbuchhaltung, Pressekontakte oder auf das monatliche Erstellen von DTAUS-Disketten (Datenträgeraustauschverfahren der Banken) für Ihren Lastschrifteinzug beziehen. Alle grundsätzlichen und vereinsspezifischen Anforderungen werden in einem Pflichtenheft detailliert aufgelistet.

Datensicherheit und Hilfe. Wichtige Elemente der Datensicherheit sind gewährleistet. Das bezieht sich auf die Festlegung von Benutzerrechten für das Databasemanagement-Software im Fundraisingprogramm oder einzelner Funktionen gerne übernehmen wir das Sicherheitstraining Ihrer Mitarbeiter. Die Databasemanagement-Software im Fundraising erlaubt zB. nicht, dass gebuchte Belege nachträglich verändert werden.

Hilfeleistungen Damit die tägliche Arbeit mit Ihren Spenderdaten auch bei Problemen gewährleistet ist, werden Hilfen durch ein Handbuch, integrierte Hilfetexte, oder durch eine Hotline oder Online‑Hilfe erfolgen.

EDV-Databasemanagement-Software im Fundraising für alle Daten Ihrer Administration  

Software für Verbände und Vereine: 

Dokumentbearbeitung      

ü      Zugriff von jedem Arbeitsplatz

ü      Flexible Stichwort- und Volltextsuche

ü      Dokumentenvorlagen

ü      Automatisierte Wiedervorlage und Weiterleitung u.a.