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Telekommunikation Teil 2
Für Privat, Kleinunternehmen und Mittelstand ergeben sich neue Telekommunikationslösungen
Die Fusion von IT und Telekommunikation (Teil 2)
Computer als Telefon
In fortgeschrittenen Systemen kann die Funktionalität des Telefons auch komplett vom Computer übernommen werden. Durch die benutzerfreundliche Bedienumgebung eines Computers sind damit auch komplexe Funktionen des Telefons leichter zu handhaben. Allerdings muss die im Allgemeinen deutlich geringere Verfügbarkeit, beziehungsweise höhere Fehleranfälligkeit des Computersystems, beachtet werden. Außerdem muss der Computer immer angeschaltet sein, um telefonieren zu können oder auch nur erreichbar zu sein. Damit werden die Anwendungsmöglichkeiten dieses Prinzips etwas eingeschränkt. Das Problem können Sie
dadurch beheben, indem Sie das Telefon sowohl vom Computer als auch von Hand bedienbar gestalten.
Faxe aus dem Computer
Fax-Drucker: Diese Funktionalität können Sie über einen Fax-Server oder Telefonie-Server realisieren. Damit können Sie einfach von jedem Rechner im Netz Faxe direkte versenden. Dazu kann der Anwender entweder eine besondere Funktion innerhalb der Kommunikations-Software verwenden oder einen speziellen Druckertreiber, der statt zu drucken ein Fax absetzt. Damit ist ein vollelektronischer und papierloser Faxversand möglich.
Fax-Digitalisierung: Oft ist es nicht sinnvoll, jedes Fax auf Papier auszudrucken. Dann wird ein eingehendes Fax in elektronischer Form gespeichert; umgekehrt kann ein Fax per Computer an den Empfänger übermittelt werden. Dadurch werden einerseits Kosten gespart, andererseits werden intelligente Dokumenten-Management-Strategien und Unified Messaging ermöglicht.
Fax-Mailing: Über diese Funktion können Fax-Mailings abgesetzt werden und Faxe an mehrere Adressen gleichzeitig versendet werden. Diese Versandart entspricht einer elektronischen Version des Serienbriefes und ermöglicht eine schnelle und effiziente Verteilung von Informationen.
Das Netz zum Telefonieren
Das IT-Netz kann durch seine Leistungsfähigkeit und Flexibilität immer neue Funktionen übernehmen - so auch die Telefonie-Services. Optimal eignet es sich für die Verwaltung von umfangreichen Daten wie Fax und Sprachnachrichten. Bei Echtzeitanwendungen wie dem Telefon bedarf es jedoch besonderer Eigenschaften des Netzes. Dazu zählen vor allem:
- ausreichend hohe Bandbreite oder genau definierte Segmente (QoS)
- kurze und stabile Laufzeiten der Daten durch das Netz
- bidirektionale Übertragung
- hohe Verfügbarkeit
Bei Einhaltung der Rahmenbedingungen sind die Vorteile schnell ersichtlich. Ein wesentlicher Faktor sind die Kosteneinsparungen durch den Wegfall von parallelen Leitungen, da die IT-Netze in der Regel vorhanden sein müssen. Durch wirksame und leistungsfähige Kompression kann die Bandbreite wesentlich effizienter genutzt werden. Daten fallen nur dann an, wenn wirklich gesprochen wird. In den Sprechpausen kann die Bandbreite anderweitig genutzt werden und steht anderen Anwendungen zur Verfügung (statistisch ist das in etwa 60 Prozent der Zeit der Fall). Wird eine eigenen Netzinfrastruktur innerhalb des
Unternehmens und über verschiedene Standorte hinweg betrieben, können die Einsparungen noch wesentlich höher sein.
Anrufbeantworter
Die hohe Speicherkapazität und die integrierten Soundfunktionen von IT-Systemen sind prädestiniert für die Verarbeitung von Sprachnachrichten. Das Ablegen von kompletten oder teilweisen Sprachnachrichten und die Archivierung dieser Informationen sind wesentliche Einsatzgebiete. Die Anwendungsgebiete hierbei sind umfangreich und bieten dem Anwender hervorragende Lösungen. Einsatzgebiete sind zum Beispiel die Aufzeichnung von Servicegesprächen zur späteren Auswertung oder bei Problemen zum Nachvollziehen der gesamten Aktionen. Allerdings ist diese Technik mit Datenschutzproblemen behaftet. Es sollten daher
Vorkehrungen zum Datenschutz getroffen werden. Zum Beispiel, indem die aufgezeichneten Gespräche anonymisiert werden, das heißt, das Gespräch wird nur in gekürzter Form und getrennt von den Daten des Anrufers gespeichert.
Bereitstellung von Kundeninformationen
Bei der Vermittlung von Telefongesprächen gehen die bisherigen Informationen verloren und der nächste Gesprächspartner muss die Kommunikation von neuem aufbauen, um auf denselben Kenntnisstand gebracht zu werden. Das gilt vor allem für Daten wie Kundennummern, Adressen usw. Über das computerintegrierte Netz können diese Informationen zusammen mit dem Anruf an den Empfänger weitergeleitet werden, und das Gespräch kann wesentlich flüssiger weitergeführt werden. Der Anrufer wird den Eindruck gewinnen, mit einem kompetenten Unternehmen verbunden zu sein.
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