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Office2007 Seminar: Inhaltsverzeichnisse effektiver erstellen
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 | Was ist ein Inhaltsverzeichnis? |
Beispiele von Inhaltsverzeichnissen |
Wie wähle ich Text aus, der in ein Inhaltsverzeichnis einbezogen werden soll?
| Optionen zum Einfügen von Inhaltsverzeichnissen
| Hinzufügen eines Inhaltsverzeichnisses zu einer Webseite
| Tastenkombinationen für das Arbeiten mit Inhaltsverzeichnissen
| So erstellen Sie Inhaltsverzeichnisse und arbeiten damit | |
Ein Inhaltsverzeichnis ist eine Liste von Themen in einem Dokument. Gewöhnlich enthält ein Inhaltsverzeichnis die Seitenzahl jedes Themas (in einem Dokument) bzw. eine Verknüpfung zu dem Abschnitt, in dem das Thema vorkommt (im Web). Mit einem Inhaltsverzeichnis können Sie Lesern einen Überblick über Themen verschaffen oder Ihnen dabei helfen, die Startseite bzw. den Abschnitt eines bestimmten Themas zu finden.
In Microsoft Word 2002 stehen Ihnen viele verschiedene Optionen zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses zur Verfügung. Sie können wählen, an welcher Stelle im Dokument oder auf der Webseite das Inhaltsverzeichnis platziert werden soll, welchen Inhalt und welches Format jeder Eintrag aufweisen soll und ob Seitenzahlen eingefügt werden sollen. Ein Lehrer kann beispielsweise ein Inhaltsverzeichnis in einen Lehrplan oder Übungsunterlagen einfügen, sodass die Schüler über eine Gliederung der Stunde verfügen und wissen, an welcher Stelle sie ein bestimmtes Thema finden. Die Schüler hingegen können ein Inhaltsverzeichnis in eine Hausarbeit einfügen. Eine Schulklasse kann aber auch über eine Website verfügen, um Informationen mit anderen zu teilen oder die Zuweisung von Studienarbeiten zu verfolgen. Mit einem Inhaltsverzeichnis können die Informationen auf dieser Site leichter gefunden werden.
Ein Inhaltsverzeichnis in einem Dokument besteht aus einer Liste von Themen oder Überschriften, Füllzeichen (durchgezogene, gepunktete oder gestrichelte Linien, mit denen der von dem Tabstoppzeichen verwendete Raum gefüllt wird) und Seitenzahlen. Füllzeichen und Seitenzahlen sind in diesem Zusammenhang optional. Auf einer Webseite werden Seitenzahlen durch Hyperlinks ersetzt.
Jedem Eintrag des Inhaltsverzeichnisses ist eine Formatvorlage (Überschrift 1 bis Überschrift 9) zugewiesen, die die Formatierung des Eintrags bestimmt, z. B. Einzug und Schriftart. Jedem Eintrag ist weiterhin eine Ebene (1-9) zugeordnet, die die für den Eintrag verwendete Formatvorlage angibt. Sie können eine eigene Formatvorlage erstellen oder ein in Word integriertes Format für die Inhaltsverzeichniseinträge verwenden. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für integrierte Formate.
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| Inhaltsverzeichnis im Standardformat 'Von Vorlage' | Inhaltsverzeichnis im | Inhaltsverzeichnis im | Inhaltsverzeichnis im |
Das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses erfolgt in zwei Hauptschritten. Zuerst müssen Sie den Text im Dokument festlegen, der in das Inhaltsverzeichnis einbezogen werden soll. Unter Festlegen wird das Bestimmen von Text verstanden, der im Inhaltsverzeichnis als Eintrag erscheinen soll. Meistens handelt es sich dabei um Überschriften, Titel oder Untertitel, die dem Leser die Reihenfolge der Hauptpunkte anzeigen. Als zweiten Schritt müssen Sie das Inhaltsverzeichnis einfügen oder aktualisieren.
Wenn Sie ein Inhaltsverzeichnis einfügen oder aktualisieren, sucht Word in dem Dokument nach dem Text, den Sie festgelegt haben. Der Text wird in der richtigen Reihenfolge aufgelistet, und die Ebene für den Text im Inhaltsverzeichnis sowie die entsprechende Seitenzahl für das Element werden bestimmt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Text festzulegen, den Sie in das Inhaltsverzeichnis einbeziehen möchten. Sie können die in Word integrierten Formatvorlagen für Überschriften (Überschrift 1, Überschrift 2 usw.), Formatierungen für Gliederungsebenen, eigene Formatvorlagen, Verzeichniseintragsfelder oder eine Kombination davon verwenden. Probieren Sie einfach jede Option zum Festlegen von Text einmal aus.
Eine Formatvorlage für eine Überschrift ist eine Kombination aus Formatierungsoptionen, z. B. Schriftart, -größe und -farbe, die auf eine Überschrift in Ihrem Dokument angewandt wurde. Word 2002 verfügt über neun verschiedene integrierte Formatvorlagen für Überschriften (Überschrift 1 bis Überschrift 9).
Um die Formatvorlagen für Ihren Text anzuzeigen, müssen Sie Text im Dokument markieren und auf die im Feld Formatvorlage auf der Symbolleiste Format angezeigten Informationen achten. Wenn Sie eine der neun in Word integrierten Formatvorlagen für Überschriften verwenden, um die Überschriften für das Inhaltsverzeichnis zu formatieren, können Sie die Ebene für jede Formatvorlage im Dialogfeld Optionen für Inhaltsverzeichnis wählen, damit diese in das Inhaltsverzeichnis einbezogen werden.
Bei einer Gliederungsebenenformatierung handelt es sich um eine Formatierung, die verwendet werden kann, um Absätzen in Ihrem Dokument eine hierarchische Ebene (Ebene 1 bis Ebene 9) zuzuweisen. Diese Formatierung ist nicht sichtbar; wenn Sie einem Absatz die Formatierung Ebene 1 zuweisen, wird die sichtbare Formatierung (Ausrichtung, Schriftfarbe usw.) nicht geändert. Jeder Absatz im Dokument weist ein Gliederungsebenenformat auf, entweder Textkörper (keine Gliederung) oder eine Ebene, z. B. Ebene 1, Ebene 2 usw.).
Sie können Gliederungsebenen anwenden, um die Überschriften für Ihr Inhaltsverzeichnis festzulegen, ohne die Darstellung der Überschrift zu ändern, indem Sie eine Überschrift auswählen, die in das Inhaltsverzeichnis einbezogen werden soll, und anschließend aus dem Feld Gliederungsebene eine Ebene auswählen.Anmerkung Den integrierten Formatvorlagen für Überschriften sind entsprechende Gliederungsebenenformatierungen zugewiesen. D. h., der Formatvorlage Überschrift 1 ist die Gliederungsebenenformatierung Ebene 1 zugewiesen, der Formatvorlage Überschrift 2 ist die Gliederungsebenenformatierung Ebene 2 zugewiesen usw.
Bei einer benutzerdefinierten Formatvorlage handelt es sich einfach um eine von Ihnen erstellte Formatvorlage. Wenn Sie eigene, benutzerdefinierte Formatvorlagen für Überschriften zur Formatierung von Überschriften verwenden, können Sie die Ebenen für diese Überschriften im Inhaltsverzeichnis im Dialogfeld Optionen für Inhaltsverzeichnis auswählen, damit diese in das Inhaltsverzeichnis einbezogen werden.
Bei einem Verzeichniseintragsfeld handelt es sich um speziellen Code, gekennzeichnet durch die Buchstaben TC innerhalb von geschwungenen Klammern: {TC}. Dadurch erhält Word den Befehl, Text innerhalb des Codes in ein Inhaltsverzeichnis einzufügen. Um Text einzubeziehen, der in der Mitte des Absatzes vorkommt, können Sie ein Verzeichniseintragsfeld einfügen, das den gewünschten Text enthält. (Obwohl es auch möglich ist, einem Abschnitt eines Absatzes eine Formatvorlage einer Überschrift zuzuweisen, fügt Microsoft Word diesen Text nur dann in das Inhaltsverzeichnis ein, wenn der markierte Text sich am Anfang des Absatzes befindet.)
Sie können ein Verzeichniseintragsfeld auch verwenden, um das Inhaltsverzeichnis weiter anzupassen. Verzeichniseintragsfelder können beispielsweise verwendet werden, um Seitenzahlen von einem Teil des Inhaltsverzeichnisses zu unterdrücken, indem Sie einen Schalter (\) in das Verzeichniseintragsfeld für einen bestimmten Eintrag einfügen (siehe Hinweis zu Verwendung von Schaltern in Verzeichniseintragsfeldern).
Um einen Eintrag im Inhaltsverzeichnis mit einem Verzeichniseintragsfeld zu markieren, wählen Sie den Text aus, der im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden soll, und drücken ALT+UMSCHALT+O. Dadurch wird das Dialogfeld Eintrag für Inhaltsverzeichnis festlegen angezeigt.
Verzeichniseintragsfeld für Einträge in einem Inhaltsverzeichnis "Sit Amet." Das Verzeichniseintragsfeld ist als ausgeblendeter Text formatiert.
Das Dialogfeld Eintrag für Inhaltsverzeichnis festlegen ermöglicht eine Auswahl der Gliederungsebene, die jedes Inhaltsverzeichnis aufweisen sollte. (Diese Ebene entspricht der Formatvorlage, mit der der Eintrag im Inhaltsverzeichnis angezeigt wird).
In diesem Beispiel hat der Benutzer den Text "Sit Amet" ausgewählt und das Dialogfeld Eintrag für Inhaltsverzeichnis festlegen geöffnet. Die ausgewählten Optionen zeigen, dass das Verzeichniseintragsfeld "Sit Amet" im Inhaltsverzeichnis als Eintrag auf Ebene 3 angezeigt wird (formatiert mit der Formatvorlage Verzeichnis 3.) Mit der Schaltfläche Festlegen wird das Verzeichniseintragsfeld in das Dokument eingefügt (in diesem Beispiel {TC "Sit Amet" \f C \l "3"}).
Da der Code im Verzeichniseintragsfeld lediglich als Anweisung für Word dient, ist das Verzeichniseintragsfeld als ausgeblendeter Text formatiert — dieser wird nicht auf dem Bildschirm angezeigt, sofern Sie den ausgelendeten Text nicht anzeigen lassen (siehe unten), und er wird nicht gedruckt. (Um ausgeblendeten Text anzuzeigen, klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Einblenden/Ausblenden.)
Fünf Verzeichniseintragsfelder mit festgelegten Inhaltsverzeichnisebenen als Beispiel. {TC "Ipsum" \l 2} legt z. B. den Inhaltsverzeichniseintrag "Ipsum" als Eintrag auf Ebene 2 fest.
Die entsprechenden Einträge bei der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses. Der Eintrag "Ipsum" ist mit der Formatvorlage Verzeichnis 2 formatiert.
Die Schalter im Verzeichniseintragsfeld, die durch den Schrägstrich (\) gekennzeichnet sind, ermöglichen es Ihnen, die Darstellung eines Eintrags im Inhaltsverzeichnis zu steuern. Der Schalter \l steuert die Ebene des Eintrags im Inhaltsverzeichnis. Das Feld { TC "Daten" \l 4 } legt z. B. einen Eintrag auf Ebene 4 fest, und Microsoft Word verwendet die integrierte Formatvorlage Verzeichnis 4 für den Eintrag im Inhaltsverzeichnis. Wenn keine Ebene festgelegt wird, wird Ebene 1 angenommen. Um die Seitenzahl für den Eintrag zu unterdrücken, fügen Sie den Schalter \n in das Verzeichniseintragsfeld für diesen Eintrag ein, z. B. {TC "Daten" \l 4 \n}.
Auf der Registerkarte Inhaltsverzeichnis im Dialogfeld index und Verzeichnisse stehen verschiedene Optionen zum Einfügen und Formatieren Ihres Inhaltsverzeichnisses zur Verfügung. So gelangen Sie zu dem Dialogfeld:
Sie können auch die Registerkarte Inhaltsverzeichnis verwenden, um die Symbolleiste Gliederung anzuzeigen. Mit der Symbolleiste Gliederung können Sie Folgendes ausführen:
| Gliederungsebenen schnell zuweisen, selbst wenn Sie nicht in der Gliederungsansicht arbeiten. | Inhaltsverzeichnisse aktualisieren. | von jeder beliebigen Stelle im Dokument zum Inhaltsverzeichnis wechseln. | |
Die Schaltfächen Inhaltsverzeichnis aktualisieren und Gehe zu Inhaltsverzeichnis funktionieren nur für das erste Inhaltsverzeichnis im Dokument und nur für Inhaltsverzeichnisse, die mit den in Word integrierten Formatvorlagen erstellt wurden.
Mit der Schaltfläche Optionenwird das Dialogfeld Optionen für Inhaltsverzeichnis angezeigt; damit können Sie die Einträge auswählen, die in das Inhaltsverzeichnis einbezogen werden sollen (in Abhängigkeit davon, wie Sie den Text im Dokument festgelegt haben). Die gewählten Optionen legen fest, ob den Einträgen bestimmte Formatvorlagen bzw. Gliederungsebenen oder eine Kombination davon zugewiesen wurden oder ob als Verzeichniseintragsfelder formatiert sind.
Wenn Sie integrierte Formatvorlagen für Überschriften verwenden, um die Überschriften zu formatieren, die in das Inhaltsverzeichnis einbezogen werden sollen, geben Sie eine Inhaltsverzeichnisebene (1-9) ein, entsprechend der Ebene der Überschrift (Inhaltsverzeichnisebene 1 für Überschrift 1 usw.) in die Liste der Verfügbaren Formatvorlagen ein.
Wenn Sie Gliederungsebenen verwenden, um die Überschriften festzulegen, können Sie die Option Gliederungsebenen verwenden. Jeder Inhaltsverzeichnisebene wird automatisch eine Gliederungsebene zugewiesen, d. h. eine Überschrift mit der Formatierung Gliederungsebene 1 verwendet Verzeichnis 1 usw.
Wenn Sie benutzerdefinierte Formatvorlagen verwenden, um die Überschriften zu formatieren, die in das Inhaltsverzeichnis einbezogen werden sollen, geben Sie eine Inhaltsverzeichnisebene (1-9) für jede der Überschriften in der Liste Verfügbare Formatvorlagen ein.
Wenn Sie Verzeichniseintragsfelder verwenden, um die Einträge festzulegen, die in das Inhaltsverzeichnis einbezogen werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verzeichniseintragsfeldern. Die Zuweisung der Inhaltsverzeichnisebene für jeden Eintrag erfolgt, wenn Sie das Verzeichniseintragsfeld einfügen.
Beachten Sie, dass Sie mit der Schaltfläche Bearbeiten im Dialogfeld index und Verzeichnisse nach dem Einfügen des Inhaltsverzeichnisses die Formatierung der Einträge ändern können.
Anmerkung Die Schaltfläche Bearbeiten ist nur verfügbar, wenn in der Liste Formate die Option Von Vorlage gewählt wurde. Abgesehen davon können Sie, wenn Sie die Formatierung einer Formatvorlage eines Inhaltsverzeichniseintrags ändern, z. B. Verzeichnis 1, diese für alle Inhaltsverzeichniseinträge ändern, die in dem Dokument die gleiche Formatvorlage verwenden. Jedes Inhaltsverzeichnis in dem Dokument verwendet die gleichen Formatvorlagen und weist die gleiche Formatierung auf. Sie können beispielsweise kein Inhaltsverzeichnis im Format Klassisch einfügen und anschließend ein zweites Inhaltsverzeichnis in das gleiche Dokument mit dem Format Modern hinzufügen.
Sie können auch ein Inhaltsverzeichnis für eine Webseite erstellen. Dieses kann entweder im gleichen Frame wie der Textkörper (wie das Inhaltsverzeichnis oben in diesem Artikel) oder in einem separaten Frame angezeigt werden, sodass dieses sichtbar bleibt, wenn Sie den Text in einem anderen Frame anzeigen, wie oben dargestellt.
Ein Inhaltsverzeichnis auf einer Webseite verwendet Hyperlinks anstelle von Seitenzahlen: Jeder Eintrag des Inhaltsverzeichnisses ist mit Text verknüpft. Die Verknüpfungen sind hilfreich zum schnellen Navigieren auf der Webseite und zum Anzeigen einer Zusammenfassung der Inhalte der Webseite. Wenn Sie in einem Dokument mit einem Inhaltsverzeichnis zur Weblayoutansicht wechseln, werden die Einträge des Inhaltsverzeichnisses als Hyperlinks und nicht als Einträge mit Seitenzahlen angezeigt.
Um ein Inhaltsverzeichnis im gleichen Frame wie den Text anzuzeigen, verwenden Sie die Registerkarte Inhaltsverzeichnis im Dialogfeld index und Verzeichnisse. Um ein Inhaltsverzeichnis in einem separaten Frame anzuzeigen, zeigen Sie im Menü Format auf Frames, und klicken auf Inhaltsverzeichnis im Frame.
Sie können ein Inhaltsverzeichnis, das Sie in einem Frame erstellt haben, mit dem Befehl index und Tabellen im Menü Einfügen auf der Registerkarte Inhaltsverzeichnis anpassen. Der Frame, der das Inhaltsverzeichnis enthält, muss jedoch aktiv sein, d. h. Sie müssen in den Frame klicken, wenn Sie das Inhaltsverzeichnis anpassen.
Wenn Sie ein Inhaltsverzeichnis einfügen, wird ein Verzeichniseintragsfeld in das Dokument eingefügt. Dieses Feld enthält den "Code" mit den Anweisungen für Word, das Inhaltsverzeichnis anzuzeigen. Wenn Sie die Feldfunktionen aktivieren, indem Sie das Inhaltsverzeichnis markieren und UMSCHALT+F9 drücken, können Sie den Code anzeigen, durch den das Inhaltsverzeichnis erstellt wird.
Da es sich bei dem Inhaltsverzeichnis selbst um ein Feld handelt, gibt es einige nützliche Tastenkombinationen für das Arbeiten mit Feldern, die Sie auch für das Arbeiten mit einem Inhaltsverzeichnis verwenden können:
| F9 Aktualisiert das ausgewählte Inhaltsverzeichnis. Wenn Sie das Inhaltsverzeichnis durch Drücken von F9 oder durch Verwenden der Schaltfläche Inhaltsverzeichnis aktualisieren aktualisieren, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Sie können entweder nur die Seitenzahlen oder das gesamte Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Wenn sich die Seitenzahlen von Einträgen im Inhaltsverzeichnis geändert haben, da Sie Änderungen am Dokument vorgenommen haben, müssen Sie nur die Seitenzahlen aktualisieren. Wenn Sie jedoch den Text hinzugefügt bzw. den als Eintrag des Inhaltsverzeichnisses festgelegten Text entfernt oder verändert haben, müssen Sie das gesamte Inhaltsverzeichnis aktualisieren. STRG+UMSCHALT+F9 Hebt die Verknüpfung des ausgewählten Inhaltsverzeichnisses auf. | Da es sich bei Ihrem Inhaltsverzeichnis um eine Feldfunktion ({TOC}-Feld) handelt, können Sie die Verknüpfung des Inhaltsverzeichnisses aufheben, um noch letzte Änderungen, z. B. kurz vor dem Drucken, an dem Inhaltsverzeichnis selbst vorzunehmen. Normalerweise werden Sie jedoch die Option, dass das Inhaltsverzeichnis aktualisiert wird, nicht deaktivieren. UMSCHALT+F9 Wechselt zwischen einer ausgewählten Feldfunktion ({TOC}) und seinem Ergebnis (dem Inhaltsverzeichnis an sich). | ALT+F9 Zeigt alle Feldfunktionen im Dokument an, z. B. {TOC} und {TC}) sowie deren Ergebnisse, z. B. das Inhaltsverzeichnis an sich. | ALT+UMSCHALT+O Legt eine Auswahl im Dokument fest, die in das Inhaltsverzeichnis einbezogen werden soll. Der ausgewählte Text ist durch ein TC-Feld gekennzeichnet. |
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